Iedereen heeft het over AI als productiviteitstool. Maar als iemand die dagelijks met organisaties aan tafel zit over hoe ze samenwerken, zie ik iets anders gebeuren. AI maakt niet meer gedaan. AI maakt meer aan. En het verschil daartussen is groter dan je denkt.
Vorige week zat ik in een overleg bij een klant. Vier mensen aan tafel. Allemaal met een presentatie. Allemaal die ochtend gemaakt met AI. Niemand had de presentatie van de ander gelezen. Waarom ook? Er komt morgen toch weer een nieuwe versie.
Het was geen slecht overleg. De mensen waren betrokken, de intenties goed. Maar ergens halverwege dacht ik: we zitten hier met z'n vieren naar elkaars eerste concepten te kijken. Niet naar doordachte voorstellen. Naar eerste concepten die er alleen professioneel uitzien omdat een taalmodel de opmaak heeft gedaan.
Dit is geen incident. Ik zie het overal. Bij klanten, bij partners, en eerlijk gezegd ook bij onszelf.
Er is iets fundamenteels veranderd in hoe werk ontstaat. Vroeger kostte het je een middag om een fatsoenlijke presentatie in elkaar te zetten. Dat was vervelend, maar het had een bijwerking die we over het hoofd hebben gezien: het dwong je om na te denken. Over de vraag of die presentatie er überhaupt moest komen. Over wat je eigenlijk wilde zeggen. Over wat de ander nodig had om een beslissing te nemen.
Die middag was geen verspilling. Het was een filter.
Dat filter is nu weg. AI genereert in tien minuten wat vroeger een halve dag kostte. Het resultaat ziet er goed uit, de structuur klopt, de taal is netjes. Maar de kern, het denkwerk, ontbreekt regelmatig. Niet omdat mensen lui zijn. Maar omdat de drempel om iets te produceren zo laag is geworden dat de vraag "moet dit eigenlijk bestaan?" niet meer gesteld wordt.
Hier zit een dynamiek die in de meeste verhalen over AI-adoptie wordt overgeslagen. Elke keer dat je iets deelt waar je zelf niet goed over hebt nagedacht, verschuif je dat denkwerk naar de ontvanger. Jij bespaart tien minuten. De ander is een uur bezig om te achterhalen wat je bedoelt, wat relevant is en wat vulling.
Vermenigvuldig dat met acht mensen in een vergadering. Of met een heel team dat dagelijks AI-gegenereerde documenten rondmailt. De totale tijdsinvestering gaat niet omlaag. Die gaat omhoog. Alleen zit de last nu bij de ontvangers in plaats van bij de afzender.
Dat is geen productiviteitswinst. Dat is het verplaatsen van inspanning. En het verklaart waarom ik steeds vaker gesprekken voer met organisaties die niet vragen om betere tools, maar om betere manieren van samenwerken.
Wat ook meespeelt: AI heeft de traditionele rolverdeling rondom informatie uitgehold. Er was altijd een keten. De analist maakte het voorstel. De manager bewerkte het. De directeur besloot wat de vergadering uitkwam. Iedereen had een functie in dat proces, en die functies werkten samen als een kwaliteitsfilter.
Nu kan iedereen alles. De junior maakt in tien minuten een presentatie op directieniveau. De directeur schrijft zelf een marktanalyse. De CFO produceert een communicatieplan tijdens de lunch. Niemand houdt het tegen, want technisch gezien hoeft dat ook niet. Dus de hoeveelheid output vertienvoudigt, terwijl de bewerkingslaag, de besluitvormingslaag, de "wiens-taak-is-dit-eigenlijk"-laag verdwijnt.
De input is groter geworden. Het filter is kleiner geworden. En iedereen verdrinkt in elkaars eerste concepten.
Dit is het moment waarop het mijn vakgebied raakt. Want al die output, al die decks en documenten en analyses, ze komen uiteindelijk ergens samen. In een vergadering. En de vergadering is het moment van de waarheid.
Ik heb de afgelopen jaren honderden vergaderruimtes gezien. Bij multinationals, bij mkb-bedrijven, bij non-profitorganisaties. En wat mij opvalt is dat de gesprekken over vergadertechnologie bijna altijd gaan over de verkeerde vraag. De vraag is meestal: "welke camera moet ik kopen?" of "hoe krijg ik het geluid goed?" Belangrijke vragen, zonder twijfel. Maar het zijn vragen over middelen, niet over het doel.
De echte vraag is: wat moet er in deze ruimte gebeuren? Welk type samenwerking vindt hier plaats? Moeten hier beslissingen genomen worden, of wordt hier vooral informatie gedeeld? Zitten er mensen remote bij, en zo ja, hoe zorg je dat die net zoveel invloed hebben als de mensen in de kamer?
Als je die vragen niet eerst beantwoordt, maakt het niet uit hoe goed je camera is. Dan heb je een prachtig ingerichte ruimte waarin dezelfde ongerichte vergaderingen plaatsvinden als voorheen. Alleen nu in 4K.
Dit is waar de parallel met het AI-verhaal terugkomt. Net zoals AI niet automatisch leidt tot beter werk, leidt betere vergadertechnologie niet automatisch tot betere vergaderingen. De technologie is pas waardevol als die wordt ingezet met een helder idee over wat je ermee wilt bereiken.
Een goed ingerichte hybride vergaderruimte doet meer dan beeld en geluid verzorgen. Die dwingt structuur af. Een ruimte waar remote deelnemers even prominent in beeld zijn als de mensen aan tafel verandert de dynamiek. Een scherm waarop je samen aan een document werkt in plaats van naar iemands slides te kijken, verandert de aard van het gesprek. Een opstelling die ervoor zorgt dat iedereen gezien en gehoord wordt, ongeacht locatie, verandert wie er durft bij te dragen.
Dat zijn geen technische details. Dat zijn keuzes over hoe je wilt samenwerken.
Bij UNGAP Technologies beginnen we daarom nooit met een productlijst. We beginnen met de vraag: hoe werken jullie samen, en waar loopt dat vast?
Soms is het antwoord technisch. De audio in de grote vergaderzaal is slecht, remote collega's haken af omdat ze niets verstaan. Dat is op te lossen. Maar vaker is het antwoord organisatorisch. Er zijn te veel vergaderingen die geen doel hebben. Er is geen onderscheid tussen een overleg waarin iets besloten moet worden en een overleg waarin iets gedeeld wordt. De ruimtes zijn allemaal hetzelfde ingericht, terwijl de vergaderingen die erin plaatsvinden fundamenteel van elkaar verschillen.
Wij helpen organisaties om dat onderscheid weer scherp te krijgen. Niet alleen door de juiste technologie te adviseren, maar door mee te denken over welke ruimtes welke functie hebben, hoe hybride samenwerking écht gelijkwaardig wordt en hoe je de inrichting van je kantoor laat aansluiten bij hoe je team het beste werkt.
Dat klinkt misschien breder dan je van een AV-integrator verwacht. En dat is precies het punt.
De AI-revolutie heeft ons een overvloed aan output gegeven en een tekort aan nadenken. De oplossing zit niet in nog meer tools. Die zit in het opnieuw organiseren van hoe we samenwerken. In het stellen van de vraag: moet dit bestaan? En als het bestaat, wat is de beste manier om het met elkaar te bespreken?
Die vragen gelden voor de presentatie die je maakt. En voor de ruimte waarin je hem presenteert.
Doe het werk. Niet voor jezelf. Voor de persoon aan de andere kant van de tafel, of het scherm.