Een paar weken geleden lag er een plattegrond op tafel bij een organisatie die volgend jaar naar een ander pand gaat. Keurig getekend. Een boardroom voor zestien, vier vergaderruimtes voor acht, en verder open vloer.
De vraag die erbij hoorde: wat moet er aan techniek in die boardroom?
Ik snap de vraag. De boardroom is de ruimte met het hoogste bedrag, de meeste aandacht en de directie erin. Het is alleen niet de ruimte waar het de komende jaren misgaat.
Onze boardroom in Rijssen draait goed, dus daar zit mijn punt niet. Het punt is wat eromheen staat. De brasserie en de twee kleine overlegruimtes zijn hier het vaakst in gebruik. Twee of drie mensen, twintig minuten, even iets doorhakken. Op de plattegrond zijn dat de kleinste vakjes. In de agenda zijn het de drukste.
En dan de brasserie. Daar gebeurt de hele dag iets: koffie, even bijpraten, en de update aan de hele club die ook thuis te volgen is. Juist daarom hangt er beeld en geluid. Een informele ruimte zonder techniek is geen ontmoetingsplek maar een kantine, en wie thuis zit mist het gesprek alsnog.
Dat is het verschil tussen een plattegrond en een werkdag. De plattegrond telt stoelen, de werkdag telt momenten, en die twee lopen bij bijna elke klant uit elkaar.
Op papier zien vergaderruimtes er ook allemaal hetzelfde uit. Ze verschillen in het aantal stoelen en verder niet. Terwijl een besluit iets anders vraagt dan een brainstorm, en een 1-op-1 iets anders dan een bedrijfsupdate voor iedereen.
Als ik vroeg in een traject meekijk, stel ik liever een andere vraag: welke momenten komen bij jullie het vaakst voor, en welke hebben nu geen eigen plek?
Er zijn er zes. Beslissen, bedenken, afstemmen, concentreren, informeren en ontmoeten. Op onze pagina over het Meeting-Ready Office staat per moment welke ruimtes erbij horen. Loop ze langs met je eigen agenda van de afgelopen twee weken erbij, en je ziet meteen waar de druk zit. Meestal niet daar waar de vierkante meters zitten.
| Moment | Waar het nu gebeurt | Waar je dat aan merkt |
|---|---|---|
| Beslissen | De boardroom | Na afloop staat het besluit in drie verschillende notities |
| Bedenken | Dezelfde vergadertafel, laptop open | De beste ideeën stonden op de flipover die vrijdag is opgeruimd |
| Afstemmen | De grote ruimte, want de kleine is bezet | Met z'n drieën aan een tafel voor twaalf |
| Concentreren | Je eigen bureau, en anders de gang | Het halve kantoor luistert mee met je 1-op-1 |
| Informeren | De kantine, met techniek die erbij wordt gereden | Thuis zien ze een stip achter een katheder |
| Ontmoeten | De koffiehoek | Het belangrijkste gesprek van de dag hoort de collega thuis niet |
Als die rechterkolom je bekend voorkomt, is dat geen apparatuurprobleem. Het is een ruimte die er niet is.
Afstemmen is het moment dat in elke agenda het vaakst voorkomt, en het is het moment dat op plattegronden het hardst onderschat wordt.
Daar heb je geen grote vergaderruimte voor nodig, maar een kleine ruimte voor twee tot zes mensen: één scherm, één videobar, één tik om te starten, en een schermpje bij de deur dat laat zien of hij vrij is. Dat is een goedkope ruimte. Je hebt er alleen meer van nodig dan je denkt.
Het tweede dat standaard ontbreekt is de plek om ongestoord te bellen. Zodra het kantoor opener wordt, belt iedereen vanaf zijn bureau, en dan is de ruimte voor tien bezet door één persoon met een koptelefoon. Een belplek is een paar vierkante meter. Twee ervan halen meer druk van je vergaderruimtes dan een extra grote zaal.
Mijn vuistregel bij een nieuwe plattegrond: tel hoe vaak er per dag met twee tot zes mensen wordt overlegd, en hoeveel mensen er dagelijks vanaf hun werkplek bellen. Tel het in de agenda en in de open ruimte, niet op gevoel. Die twee getallen bepalen je indeling meer dan het aantal medewerkers.
Vijf dingen bepalen of een vergadering lukt, en de meeste liggen vast lang voordat er een scherm hangt: licht, akoestiek, meubilair, kleur en opstelling. Een raam achter wie spreekt maakt van iedereen een silhouet. Glas en beton galmen, en een microfoon lost dat niet op. Wie met de rug naar de camera zit, doet thuis niet mee.
Daarom is het moment waarop je ons belt belangrijker dan wat je ons vraagt. Het liefst zitten we aan tafel als de architect tekent. Ligt de tekening al vast, maar zitten de leidingen nog niet in de muur? Dan kan er nog veel: plafond, verlichting, leidingwerk, afstemmen met de installateur. Duur wordt het pas als de wanden dicht zijn: een kabelgoot in een dichte wand, een akoestisch plafond dat niet in de begroting zat, een raam op de plek waar het scherm had moeten hangen.
Wat er in de tekening moet staan is overzichtelijk. Loze leidingen naar scherm, tafel en plafond in elke ruimte waar beeld komt. Stroom en data op de plek van het scherm, onder de tafel en bij de deur. Wandversteviging achter grote schermen. Plafondhoogte en -opbouw als er microfoons in het plafond komen. En per verdieping een plek voor techniek, met netwerk, stroom en ventilatie, afgestemd met IT. Loze leidingen zijn goedkoop. Slopen niet.
De eerste maand werkt alles. Daar zit het verschil niet.
Het verschil zit in maand veertien, als de derde verdieping een update mist, als een camera sinds een interne verhuizing een kast in kijkt, en als iemand vraagt hoe vaak die ruimtes nou eigenlijk gebruikt worden. Een boardroom die één keer hapert, wordt daarna niet meer vertrouwd, en dan ben je een ruimte kwijt die je net hebt betaald.
Twee vragen horen daarom al in de uitvraag thuis, niet in het jaar erna. Wie krijgt bij jullie de telefoon als een ruimte niet werkt, en hoe lang duurt het voordat hij weer werkt? Bij klanten met een servicecontract houden wij de ruimtes in de gaten met Space Pulse, zodat een storing bij ons bekend is voordat jullie collega's hem tegenkomen. Welke beheerlaag het ook wordt: zet hem in de uitvraag, want hij staat nooit vanzelf in een offerte.
Wat ik die organisatie heb geadviseerd, was niet om andere apparatuur in de boardroom te hangen. Het was om de vier identieke vergaderruimtes voor acht terug te brengen naar twee, en van de rest twee kleine overlegruimtes en twee belplekken te maken. Dezelfde vierkante meters, en de momenten die het vaakst botsten hebben nu een eigen plek.
Een vergaderruimte staat er tien jaar. De indeling verander je daarna niet meer zonder bouwvakkers. Zolang de wand nog getekend wordt, is verzetten gratis.
In onze ruimtegids staan de zes momenten uitgewerkt, met per moment vijf vragen die je intern moet beantwoorden en een werkblad voor het gesprek met je architect. Download de ruimtegids.
Maarten Pieper, Senior Account Manager bij UNGAP Technologies