Vergaderen is voor veel organisaties een noodzakelijk kwaad. Soms is het inspirerend en productief, maar eerlijk is eerlijk: vaak ook een tijdvreter. Als oprichter van UNGAP Technologies heb ik duizenden vergaderruimtes ingericht. Ik heb gezien hoe technologie, als het slim wordt ingezet, een vergadering kan transformeren van een frustrerende tijdsbesteding naar een moment van echte samenwerking.De laatste tijd zie ik één ontwikkeling die alles op z’n kop zet: kunstmatige intelligentie (AI) in de vergaderruimte. Niet als gimmick, maar als serieuze partner die het verschil maakt tussen “we hebben weer vergaderd” en “we hebben echt iets bereikt.”
Hoe verandert AI de rol van technologie in vergaderingen?
Vroeger was technologie in de vergaderruimte vooral ondersteunend: een projector, een conference call-systeem, misschien wat slimme verlichting. Vandaag de dag is AI veel meer dan een hulpmiddel, het is een actieve speler in het proces.
Denk aan AI die automatisch notuleert, actiepunten toewijst en deze direct koppelt aan projectmanagementtools. Of AI die tijdens de vergadering patronen herkent in de discussie en deze samenvat, zodat je aan het einde precies weet wat er is besloten.
Wat kan AI concreet doen tijdens een vergadering?
De toepassingen zijn inmiddels verrassend breed:
- Automatische transcriptie & samenvatting
Vergaderingen worden in real-time uitgeschreven. Aan het eind ontvang je een overzicht met alle actiepunten per persoon. - Taal- en cultuurbruggen bouwen
AI kan live vertalen, in je eigen stem, waardoor internationale teams soepeler samenwerken. - AI als facilitator
De AI Agent (Microsoft Copilot) kan realtime met je sparren tijdens de vergadering, helpt de agenda bewaken en zet taken uit.
Hoe zorgt AI voor gelijkwaardigheid in hybride vergaderingen?
Een belangrijk punt in mijn werk is dat iedereen zich betrokken en gelijkwaardig voelt, of je nu in de ruimte zit of online inbelt. AI kan hierin een grote rol spelen. Denk aan:
- Automatische camerafocus: AI volgt de spreker en schakelt soepel tussen mensen, zodat ook remote deelnemers visueel verbonden blijven.
- Geluidsaanpassing: AI past automatisch volumes aan, zodat een online deelnemer net zo goed hoorbaar is als iemand in de ruimte.
- Contextoverzicht: Nieuwe deelnemers kunnen direct een AI-gegenereerde samenvatting van de vergadering tot nu toe zien.
Gaat AI de vergaderingen korter maken?
Ja, maar mits goed toegepast. AI kan helpen om irrelevante discussies te filteren, beslissingen sneller vast te leggen en actiepunten duidelijk te formuleren. Daardoor hoeven we minder te herhalen en is de vergadertijd vaak 20-40% korter.
Wat verandert er voor de IT-manager en facilitair beheer?
Voor mijn klanten, vaak IT-managers of facilitair beheerders, betekent dit dat de vergaderruimte niet alleen technisch moet werken, maar ook slim moet samenwerken met AI-systemen. Dat vraagt om:
- Integratie met bestaande tools zoals Microsoft Teams, Zoom of Google Meet
- Beveiliging van data en transcripties in overeenstemming met GDPR
- Toekomstbestendige hardware die AI-updates kan verwerken
Mijn visie op de toekomst van AI in vergaderruimtes
Ik geloof dat AI over een jaar al niet meer weg te denken is. Niet alleen omdat de efficiëntie oplevert, maar vooral omdat het de menselijke samenwerking versterkt. AI wordt de stille partner die zorgt dat iedereen gehoord wordt, dat vergaderingen doelgericht blijven en dat beslissingen sneller en duidelijker worden genomen.
Het mooie? Als we het goed doen, vergaderen we straks minder, maar bereiken we meer.
Veel gestelde vragen over AI in de vergaderruimte
- Is AI in vergaderruimtes veilig qua privacy?
Ja, mits je kiest voor oplossingen die data lokaal verwerken of versleuteld opslaan. IT-beleid en AVG-compatibiliteit zijn hierbij cruciaal. - Kan AI menselijke notulisten vervangen?
Voor basisnotities zeker, maar voor nuance en interpretatie blijft menselijke input waardevol. Ideaal is een combinatie van AI en menselijke controle. - Wat kost AI-integratie in een vergaderruimte?
Dit varieert van enkele honderden euro’s voor software tot duizenden euro’s voor volledig geïntegreerde systemen inclusief camera’s, microfoons en AI-diensten als Microsoft Copilot, Google Gemini en ChatGPT / OpenAI - Werkt AI met elk vergaderplatform?
Veel AI-tools werken platformonafhankelijk, maar integratie met populaire systemen zoals Microsoft Teams, Google Meet of Zoom levert vaak de beste ervaring op. Zo heeft Microsoft hun eigen Copilot ingebouwd. - Hoe begin ik met AI in mijn vergaderruimte?
Start klein: kies één toepassing, zoals automatische transcriptie. Test dit in een bestaande ruimte en schaal daarna op. - Kunnen kleine bedrijven ook AI in vergaderruimtes gebruiken?
Zeker. Er zijn laagdrempelige cloudoplossingen van Microsoft en Google beschikbaar die weinig tot geen extra hardware vereisen. - Is AI ook geschikt voor creatieve brainstormsessies?
Ja, AI kan ideeën clusteren, whiteboards digitaliseren en zelfs suggesties doen op basis van eerder besproken thema’s.
Over Rene Jansen
Rene Jansen is oprichter en directeur van UNGAP Technologies. Met meer dan 20 jaar ervaring in audiovisuele technologie en een passie voor effectief samenwerken, helpt hij organisaties vergaderruimtes in te richten waar mens en techniek perfect samengaan. Zijn missie: minder en betere vergaderingen, met AI als strategische partner.
