Eenvoudig, plezierig en effectief samenwerken dat wil toch iedereen? Nu we massaal op afstand samenwerken is dit lang niet altijd meer zo vanzelfsprekend. We raken vermoeid door de grote hoeveelheid online meetings en communicatie blijkt niet erg efficiënt. Niet zo gek ook, want op afstand samenwerken vergt niet alleen andere faciliteiten, ook een andere wijze van communiceren.
In dit artikel willen we je bewust laten worden van verschillende communicatievormen en de impact die dit heeft op een effectieve informatieoverdracht. Weten hoe en wanneer je moet vergaderen en op het juiste moment de juiste tool kiezen, zal de efficiëntie verhogen en je weer laten profiteren van een beperkt aantal meetings in je agenda. Duik mee in de wereld van synchrone en asynchrone communicatie*, want wij geloven in de kwaliteit van meetings niet in de kwantiteit.
Synchrone communicatie
Gelijktijdige communicatie, betrokkenen communiceren live
Asynchrone communicatie
Betrokkenen zijn niet op hetzelfde moment beschikbaar en communiceren met een tijdsvertraging. Er is geen live interactie.
Remote-First
Remote-first heeft een grote vlucht gemaakt sinds de uitbraak van Covid-19, maar is niet nieuw. Wereldwijd zijn er organisaties die gedeeltelijk op afstand samenwerken of zelfs volledig remote zijn. Bedrijven die dit succesvol doen en effectieve meetings organiseren, zijn diegene die;
- Connectiviteit op de juiste manier weten in te zetten
- Rekening houden met onze aandachtspanne
Zij hebben de juiste balans weten te vinden in synchrone en asynchrone communicatie om de effectiviteit van communicatie maximaliseren. De tools zijn zorgvuldig gekozen - elke tool heeft zijn eigen kracht. Weten hoe en wanneer je moet vergaderen en op het juiste moment de juiste tool kiezen, zal de efficiëntie verhogen en je weer laten profiteren van meetings.
Human bandwidth
Wij mensen denken te kunnen multitasken en geen last te hebben van notificaties die de hele dag onze aandacht vragen. Maar niets is minder waar. Onderzoek wijst uit dat dit niet bestaan. Wij kunnen niet zoveel informatie tegelijkertijd verwerken. Dezelfde beperking geldt voor de hoeveelheid gegevens die in een bepaalde tijd, via een communicatiekanaal doorgegeven worden. Deze human bandwidth is niet altijd gelijk. Verzend je jouw boodschap via het verkeerde kanaal dan kan informatie verloren gaan óf zijn de kosten onnodig hoog (tijd, reizen, technologie, denkvermogen).
De meeste bandbreedte kosten face-to-face meetings. Deze communicatie gaat verder dan woorden, je zintuigen worden geprikkeld en ook non-verbale communicatie is aanwezig. E-mail daarentegen heeft de laagste bandbreedte. Met alleen woorden verlies je bijna elke nuance.
De afweging tussen de twee uitersten is communicatiekwaliteit versus inspanning. Communicatie met een hoge bandbreedte geeft je de mogelijkheid om te communiceren met meer dan alleen woorden terwijl lage bandbreedte communicatie behaalt kan worden met minder kosten.(tijd, reizen, technologie).
