Steeds vaker horen we in de markt dat hybride werken niet vanzelf lijkt te gaan. Dat wat voor de pandemie vanzelfsprekend was, vraagt nu om aandacht. Dit is natuurlijk niet zo gek. Corona dwong ons ertoe snel te schakelen. Waar vroeger een vergadering alleen effectief was als iedereen naar kantoor kwam, is dat nu niet meer zo. Tegenwoordig is het een unicum wanneer iedereen in dezelfde ruimte fysiek aanwezig is. Mensen werken steeds vaker op locatie, zijn onderweg, werken vanuit huis of zelfs vanaf de andere kant van de wereld.
Met het nieuwe werken is fysieke aanwezigheid niet langer een vereiste. De gedecentraliseerde teams hebben meerdere manieren nodig om te communiceren en samen te werken om het werk gaande te houden. In deze nieuwe situatie heeft video de voorkeur voor samenwerking. De inrichting van video-enabled vergaderruimtes op kantoor met passende oplossingen voor video-conferencing maakt het mogelijk dat werknemers op locatie en op afstand kunnen blijven samenwerken.
Investeren in video-oplossingen? Dit is wat je moet weten!
In onze veranderde wereld helpen virtuele vergaderingen ons niet alleen verbonden te blijven, ze stimuleren ook innovatie en besluitvorming. Daarnaast heeft de mogelijkheid om virtueel aan te sluiten bij een vergadering positieve invloed op de werknemerstevredenheid van je organisatie. Medewerkers voelen hierdoor meer vrijheid in de manier waarop zij hun werk en samenwerking naar wens kunnen inrichten.
Vandaag de dag is 87% van de vergaderingen een video-vergadering. Deze video-vergaderingen omvatten deelnemers die op afstand via audio en video deelnemen aan de vergadering. Het is dan ook niet gek dat 85% van de bedrijven van plan zijn om video-vergaderen in te zetten en nieuwe technologie te verkennen om teams op afstand te ondersteunen en betrekken. Maar hoe weet je welke oplossing écht past bij jouw organisatie, werkwijze en ruimte? Stel de juiste vragen en laat je goed informeren. Het is belangrijk om te weten wat de opties zijn maar niet de weg kwijt te raken in het oerwoud van alle technische mogelijkheden.
Welke criteria moet je overwegen en hoe stelt je prioriteiten?
Het is belangrijk om te weten hoe je organisatie online (video)vergadert. Welke eisen stellen gebruikers? Wat is de huidige én wat is de gewenste situatie? Het bieden van een consistente video-vergaderervaring in de ruimte, is meer dan het realiseren van een goede video- en audioverbinding.
Hebben jullie ook al nagedacht over gebruikersondersteuning en onderhoud van de video-vergaderoplossing? Moet het een oplossing zijn die makkelijk te implementeren en te beheren is voor de ICT-afdeling van je organisatie? Of wil je volledig worden ontzorgd in de ondersteuning, implementatie, onderhoud en beheer? Of een mix hiervan? Moe de oplossing flexibel of schaal vaar zijn?
Voordat je gaat investeren in video-vergaderoplossingen is het van belang om met de key-users van jouw organisatie om tafel te gaan. Door met elkaar in gesprek te gaan over de wensen en eisen die vanuit de verschillende afdelingen worden gesteld aan de video-vergaderoplossingen zal het gemakkelijker worden om de prioriteiten op een rijtje te zetten. Het kan dan zomaar eens zijn dat een interactieve whiteboard functionaliteit niet een ‘nice to have’ is maar een ‘must have’ in die ene ruimte die zo vaak wordt gebruikt.
Is de apparatuur in de ruimte gebruiksvriendelijk?
Gebruiksgemak is een topprioriteit bij de aanschaf van video-vergaderoplossingen door organisaties. Het is van belang dat apparatuur gemakkelijk te begrijpen en te gebruiken is. Door te investeren in video-vergaderoplossingen die ook daadwerkelijk in gebruik genomen wordt door de gebruikers voorkom je desinvesteringen.
Wanneer technologie als moeilijk wordt ervaren zullen gebruikers het gebruik van deze apparatuur waar mogelijk gaan vermijden. Acceptatie van nieuwe oplossingen begint bij het aanbieden van oplossingen waarbij de gebruiker in minimale stappen de vergaderingen kan starten en van de functionaliteiten gebruik kan maken. Aanvullend kan het gebruikersgemak worden bevorderd door het geven van gebruikerstrainingen en goede support op de oplossingen in de ruimtes.
De beste oplossing is voor jouw organisatie
Weten wat de beste oplossing is voor jouw organisatie? De beschreven vraagstukken in dit artikel en nog vele andere belangrijke vragen nemen wij mee in onze Room QuickScan. Iedere organisatie heeft een eigen doel en uitdaging en is daardoor uniek. Wanneer je kiest voor een Room QuickScan van RJ Solutions gaan wij vrijblijvend voor jullie organisatie aan de gang. Daarmee ben je verzekerd van een adviesrapport op maat waar je organisatie ook echt wat aan heeft.
