Vandaag de dag hebben hybride werknemers en IT-managers genoeg aan hun hoofd. Gedurende corona hebben we enorme transformatie in de logistiek van het kantoorleven doorstaan. Iedereen heeft zijn weg gevonden. Nu is het tijd om in de nasleep van de pandemie processen te optimaliseren en het maximale uit de moderne hybride werksetting te halen.
Voorzie het kantoor van een duurzame uitrusting voor succesvol hybride werken
In de hybride wereld van vandaag is video-vergaderen essentieel om ervoor te zorgen dat werknemers op afstand en op kantoor met hetzelfde gemak kunnen samenwerken. Hybride werken gaat hand in hand met de behoefte aan kantoorruimtes die geoptimaliseerd zijn voor samenwerking. Hierbij is goed doordachte video-vergadertechnologie nodig die gebruiksvriendelijk is voor de gebruiker en voor IT eenvoudig te onderhouden is.
Als je tegen obstakels aanloopt bij het inrichten van het hybride kantoor voor de moderne manier van werken, dan bent je niet de enige. Velen worstelen met een dure en ingewikkelde technologieën, wat leidt tot verwarring voor gebruikers en gedoe voor IT. In dit artikel lees je hoe je het kantoor kunt uitrusten voor effectieve hybride samenwerking met behulp van gebruiksvriendelijke technologie voor video-vergaderen.
Nuttige, realtime communicatie
Gebruikers in staat stellen om snel en eenvoudig video-samenwerkingssessies te starten. Dat is wat we willen, geen complexe apparatuur in de vergaderruimte maar een ruimte waar de gebruikers vlot door kunnen werken. Tools zoals een planningspaneel kunnen op dit gebied een groot verschil maken. Planningspanelen kunnen, in één oogopslag:
- Beschikbaarheid van een ruimte laten zien door middel van ledlichtjes.
- Een werknemer direct de juiste ruimte laten vinden voor hun behoeften op dat moment; grote van de ruimte, materialen in de ruimte, etc.
- Contextuele informatie op het scherm weergeven, zoals de naam van de ruimte, de naam van de geplande vergadering en de geplande vergadertijd.
Eenvoudig video-samenwerkingssessies starten
Iedere gebruiker de mogelijkheid bieden snel en eenvoudig een samenwerkingssessie via video te starten op het gewenste platform, zoals Microsoft Teams of Zoom. Ongeacht de technische kennis of ervaring van de gebruiker. Dat is the ultimate goal. Investeren in intuïtieve touchcontrollers is een manier om zo’n ervaring te kunnen leveren. Hierdoor kunnen medewerkers gemakkelijk doorwerken en wordt IT minder belast met ondersteuningsaanvragen. Touchcontrollers kunnen gebruikers eenvoudig ondersteunen in het;
- Moeiteloos en direct inhoud delen in de videovergaderruimtes.
- Eenvoudig een videovergadering starten, beëindigen én deelnemers toevoegen aan de vergadering.
- Gemakkelijk de video of audio instellingen aanpassen.
Gelijkwaardige vergaderingen
Deelnemers aan een hybride video-vergadering wil je een gelijkwaardige ervaring geven, zowel de deelnemers die inbellen van buitenaf als de gebruikers van de vergaderruimte. Vergaderruimtesystemen van hoge kwaliteit zijn daarom onmisbaar geworden voor toegankelijkheid en gelijkheid. Er zijn een aantal essentiële elementen voor gelijkwaardigere vergaderingen:
- Audio- en videocomponenten die geoptimaliseerd zijn voor het formaat en de indeling van de ruimte.
- Alle deelnemers kunnen op dezelfde manier zien en gezien worden.
- Alle deelnemers kunnen op dezelfde manier horen en gehoord worden.
- Deelnemers op afstand kunnen volledig deelnemen aan samenwerking, zoals bij gebruik van een whiteboard.
Kies voor een optimale video-vergadersetting
Iedere organisatie heeft een eigen doel en uitdaging en is daardoor uniek. Voor een optimale functionele en technische oplossing raden wij altijd een Room QuickScan aan. Voor een optimale oplossing zijn er heel veel factoren in de ruimte die in overweging moeten worden genomen, niet alleen akoestiek. Door een goed beeld te hebben van de ruimte, de technische én functionele wensen kan de meest optimale oplossing worden vormgegeven. Met een QuickScan van RJ Solutions ben je verzekerd van een adviesrapport op maat.
