De moderne werkplek, gericht op effectieve samenwerking ongeacht locatie, is al jaren een opkomende trend. De situatie waar we ons nu in bevinden heeft de moderne werkplek van nice-to-have echter van het één op het andere moment verandert in een must-have. Maar wat houdt dit in? En hoe zorgen we dat onze medewerkers nu én in de toekomst verbonden blijven en optimaal kunnen (samen)werken?
43% gaat thuiswerken combineren met het kantoor
De signalen dat de verhouding thuiswerken versus werken op kantoor voorgoed veranderd, zijn sterk. Onderzoeken wijzen uit dat 43% van de medewerkers bewust vaker thuis wil werken. Veel grotere organisaties hebben nu al afspraken gemaakt met medewerkers over de verhouding thuiswerken versus werken op kantoor. Veelal betekent dit maximaal 2-3 dagen in de week op kantoor, ook ná de pandemie. Zelfs de overheid speelt in op dit hybride werkmodel door per 1 april de onbelaste vaste reiskostenvergoeding aan te pakken.
Voor wie nog niet overtuigd is zet ik de voordelen nog even op een rijtje:
- Tijdsbesparing – Minder reizen, efficiënter vergaderen en hogere productiviteit
- Kostenbesparing – Minder reiskosten, minder werkruimte en lagere energiekosten
- Duurzaamheid – Weinig CO2 uitstoot doordat je niet meer hoeft te reizen
- Vrije tijd – Minder tijd op de weg = Meer tijd met de mensen van wie je houdt!
Voordelen die niet te negeren zijn. Dat betekent in elk geval dat tijdelijke oplossingen voor werken op afstand vervangen moeten worden door duurzame en efficiënte oplossingen. Alles met als doel om verbonden te blijven met systemen, applicaties én elkaar!
Digitaal samenwerken is meer dan alleen thuiswerken
Digitaal samenwerken gaat verder dan alleen thuiswerken. Niet alleen thuiswerken moet gefaciliteerd worden maar ook het kantoor moet hierop ingericht zijn.
Wat zie je gebeuren?
Naast slechte verstaanbaarheid of mensen die uit beeld vallen zijn er ook andere factoren die we tegenkomen bij onze klanten.
- Vergaderruimtes worden intensiever gebruikt en zitten daardoor constant vol.
- Er is geen plek om rustig met kleine groepen te overleggen.
- Er is behoefte om zowel Zoom als Microsoft Teams te gebruiken in één ruimte.
- De interactiviteit in de vergadering wordt gemist.
- Meetings die pas na 10 minuten starten omdat er een kabel of verloopstekker kwijt is.
Deze situaties voorkomen dat medewerkers optimaal kunnen samenwerken.
Het antwoord? De juiste techniek
Niets vervelender dan dat je prachtige schermen hebt hangen, maar dat in de ‘heat of the moment’ alsnog een collega gebeld moet worden voor hulp. Of erger, het scherm wordt gewoonweg niet gebruikt. Zorg ervoor dat techniek aanwezig is die mensen dient en verbindt. Faciliteer (thuis) werkplekken, vergaderruimtes en openbare ruimtes met de juiste software en hardware. Zodat je medewerkers zich kunnen focussen op het echte werk: samenwerken aan succes.
Digitaal vergaderen zonder ergernissen
Richt vergaderruimtes in als Zoom Rooms of Teams Rooms. Ruimtes speciaal ingericht voor digitaal samenwerken door middel van videoconferentie. Software waarmee met één druk op de knop videoconferentie mogelijk is, je draadloos kunt presenteren en annoteren op een touchscreen.
Je vraagt je misschien af; ik kan niet ineens meerdere vergaderruimtes uit de hoge hoed toveren?! Realiseer je dat elke ruimte, hoe klein ook, een potentiële videoconference room kan zijn en dus video enabled zou moeten zijn. Denk eens na over Huddle Rooms of flexibele vergaderruimtes.
Naast passende software, is voor een prettige ervaring, goede hardware van groot belang. De audiokwaliteit is prioriteit nummer één. Met behulp van Beamtracking techniek worden personen die spreken automatisch herkend en versterkt. Want zonder goede verstaanbaarheid kun je niet prettig vergaderen en ontstaat ruis.
Ook wil je elkaar goed zien waar je je ook bevindt in de ruimte. Of je nu alleen of met meerdere mensen aan tafel zit, of gewoonweg opstaat om iets te annoteren op het scherm. Daarom zijn er verschillende videoconference- en usb camera’s op de markt die jou volgen, waar je ook zit/staat. Hiervoor wordt gebruik gemaakt van autoframing (automatisch uitkaderen) en bijvoorbeeld een grote kijkhoek voor brede ruimtes en zoom lens voor diepe ruimtes. Uit onderzoek is gebleken dat 80% van de irritaties tijdens videovergaderen door de audiokwaliteit worden veroorzaakt.
Interactiviteit in een vergadering
Oké nu kunnen we elkaar goed zien en horen, dus overleg kan plaatsvinden. Maar vaak is naast overleg ook behoefte om visueel samen te werken, presentaties te delen en aantekeningen te maken. De juiste soft- en hardware maakt het mogelijk om met één druk op de knop je scherm te delen en aantekeningen te maken. Met een touchscreen in de vergaderruimte kan bijvoorbeeld de whiteboardfunctie van Zoom gebruikt worden om samen aantekeningen te maken.
Zoom & Microsoft Teams in één ruimte
Vaak wordt gedacht dat een ruimte alleen geschikt kan zijn voor Zoom of Microsoft Teams, maar niet voor beiden. Toch is het mogelijk om online vergaderen platformonafhankelijk te maken, dit kun je doen door een ruimte geschikt voor BOYD te maken. Met een BOYD-ruimte (Bring Your Own Device) kan iedereen zijn eigen laptop met eigen software gebruiken, maar mét de audio en videokwaliteit van de ruimte, zelfs draadloos. Daarbij kent Zoom ook de MS Teams integratie waarmee je ook in een Zoom Room eenvoudig kunt deelnemen aan een Teams Meeting.
Ghost meetings verleden tijd
Wist je dat 15% van de geboekte meetings niet doorgaan? Deze ghost meetings voorkomen anderen in het gebruik van de ruimte. Vergaderruimtes worden steeds intensiever gebruikt dus ga er efficiënt mee om! Kies voor een slim ruimtereserveringssyteem waarmee je eenvoudig vergaderruimtes kunt boeken, ghost meetings verleden tijd zijn en altijd inzage hebt in de beschikbare vergaderruimtes.
Budget vrijmaken voor productiviteit
In aanvulling op het geschikt maken van het kantoor voor meer digitale communicatie zal ook budget nodig zijn voor andere gebieden. Ook de (thuis)werkplek zal gefaciliteerd moeten worden, denkende aan webcams en headsets. Maar ook kan het zijn dat laptops sneller vervangen moeten worden aangezien videogebruik meer van de processor vraagt.
Door de juiste soft- en hardware is het mogelijk om situatie te voorkomen waarin medewerkers niet productief zijn omdat ze niet efficiënt kunnen communiceren. Dan zijn dergelijke investeringen snel terugverdient! Video is bij uitstek het hulpmiddel voor effectieve samenwerking dus bereid je voor op een flexibele werkomgeving.
