Een goede oplossing voor hybride vergaderen is de investering waard

Pleij en zijn team hebben vervolgens een marktverkenning gedaan en een aantal producten uitgebreid bekeken. Uiteindelijk overtuigde de oplossing die Ungap voorstelde. De Neat Bar heeft een geïntegreerde camera en microfoon. Met de Neat Pad zijn de grote beeldschermen aan te sturen. "De bediening kan eigenlijk niet eenvoudiger. Op het scherm wordt iedere deelnemer in een eigen kader weergegeven, ook de mensen die bij elkaar in de vergaderruimte zitten. Dat is goed voor het overzicht en de verstaanbaarheid. Zo voorkom je dat iedereen door elkaar praat en mensen slecht te zien en te verstaan zijn."

Ungap heeft de aansluiting van de Neat-apparatuur verzorgd en neemt de support op zich. "Aan de achterkant moet van alles worden geïnstalleerd. Er moesten twee netwerkaansluitingen komen en dat moest zo veilig mogelijk worden gerealiseerd. Ungap heeft de implementatie volledig voor zijn rekening genomen en dat verliep bijzonder prettig. Ze hebben kennis van zaken, leveren goede support en komen direct in actie als we een vraag hebben of als iets niet werkt."

In eerste instantie werkte de gemeente Smallingerland met Zoom, maar uiteindelijk is gekozen voor Microsoft Teams als platform. "We hebben een uitgebreide Microsoft-licentie met allerlei goede en veilige applicaties om samen te werken. Teams maakt daar deel van uit." Ungap heeft ook de elf locaties omgezet van Zoom naar Teams. "Dat kon alleen door alles in één keer over te zetten, je kunt het niet half doen. Dat is prima verlopen. Iedereen is er nu aan gewend."

Hybride vergaderen is bij de gemeente Smallingerland volledig ingeburgerd. "Mensen vinden het prettig om vaker thuis te werken. Bovendien draagt het bij aan een beter milieu. En al is het goed om elkaar regelmatig live te zien, het is zeker een efficiënte manier van vergaderen." De elf vergaderzalen die nu voorzien zijn van de Neat-oplossing, zijn volgens Rene Pleij bijna altijd volgeboekt. In samenwerking met Ungap volgt een uitbreiding van het aantal ruimtes om hybride te vergaderen. Op de langere termijn wordt het gemeentehuis meer ingericht op hybride werken. "Dan zal er nog meer behoefte zijn aan grote en kleinere vergaderruimtes. In de tussentijd willen we onze medewerkers zo veel mogelijk van dienst te zijn door de oplossingen voor hybride vergaderen neer te zetten waar het kan. Dat doen we volgens mij nu met de best mogelijke apparatuur."