Zes ruimtes, één lijst met schermformaten
Een paar weken geleden kreeg ik een mail van een facilitair manager, met een bijlage. Zes vergaderruimtes, per ruimte een schermformaat, een aantal stoelen, en de opmerking "graag een voorstel". Netjes opgesteld. Duidelijke vraag.
Ik heb er niet meteen een offerte op gemaakt. Ik ben eerst gaan kijken.
Niet omdat ik de lijst niet vertrouwde, maar omdat de schermformaten uit de vorige ronde kwamen, van vijf jaar geleden. Er stond niet in hoe diep de ruimtes waren, waar de ramen zaten, of er een netwerkpunt bij het scherm zat. En dat zijn nou net de dingen die bepalen welk apparaat er kán hangen.
"Welke videobar hebben we nodig?"
Dat is de vraag die ik het vaakst krijg, en ik snap hem. Het apparaat is het zichtbare deel van de investering, en het is het enige onderdeel waar je merknamen bij kunt zoeken.
Alleen is het apparaat het antwoord, niet de vraag. De vraag is wat je ruimte toelaat. Dat kun je grotendeels zelf vaststellen, met een rolmaat, je telefoon en een half uur per ruimte. Wie dat doet, krijgt betere offertes terug. Ook van ons.
De afstand tot de verste stoel bepaalt je scherm
Schermen worden verkocht op diagonaal, maar leesbaarheid gaat over beeldhoogte. De AVIXA-norm voor beeldformaat (DISCAS, ANSI/AVIXA V202.01) rekent daar ook mee, en niet met de diagonaal.
Vertaald naar de praktijk: meet de afstand van het scherm tot de verste stoel. Deel door zes en je hebt de beeldhoogte die je nodig hebt voor een gewone presentatie. Wil je dat iemand achterin ook een regel in Excel kan lezen, deel dan door vier. De diagonaal is bij 16:9 ongeveer twee keer de beeldhoogte.
Bij een verste stoel op vijf meter kom je zo uit op 65 tot 75 inch voor presenteren, en fors groter zodra er cijfers gedeeld worden. Dat is bijna altijd een maat groter dan wat er nu hangt, en het is de goedkoopste correctie die je in deze fase nog kunt maken.
De diepte bepaalt je camera en je microfoon
Elke all-in-one videobar heeft een bereik, en fabrikanten zijn daar concreet over. Een Neat Bar 2 is opgegeven voor vijf meter, met een horizontaal blikveld van 113 graden. Een Neat Bar Pro gaat tot tien meter en heeft een tweede, smallere lens erbij om verder in de ruimte te kunnen inzoomen. Wij leveren Neat, dus lees die twee als voorbeeld: elke fabrikant publiceert zulke getallen.
Meet dus ook de breedte van de tafelopstelling. Zit de verste spreker op zeven meter, dan is een bar voor vijf meter geen bezuiniging maar een klacht die over drie maanden binnenkomt, geformuleerd als "ze verstaan me niet goed".
De ruimte zelf bepaalt hoe je klinkt
Dit is het onderdeel dat het vaakst overgeslagen wordt, en het enige dat je achteraf niet met firmware repareert.
DIN 18041 geeft voor vergaderruimtes een streefnagalmtijd van 0,32 × log(volume) min 0,17 seconden. Voor een ruimte van honderd kubieke meter is dat ongeveer 0,45 seconde, voor tweehonderd kubieke meter ongeveer 0,55. Meet je volume, reken het uit, en klap dan een keer hard in je handen in de lege ruimte. Hoor je een naklank of een flutter tussen twee wanden, dan zit je eroverheen.
Ruisonderdrukking op basis van AI helpt daar niet tegen. Die filtert geluid dat niet bij de spreker hoort, zoals getik en airco. Galm is de stem van de spreker zelf, een fractie later teruggekaatst, en voor de microfoon is dat gewoon spraak. Twee akoestische panelen en een tapijttegel doen in zo'n ruimte meer dan een duurdere bar.
De checklist
| Wat je meet | Hoe | Wat het bepaalt |
|---|---|---|
| Afstand scherm tot verste stoel | Rolmaat, in meters | Schermformaat: beeldhoogte is afstand gedeeld door vier tot zes |
| Diepte en breedte van de opstelling | Rolmaat | Welke klasse videobar, en of één camera genoeg is |
| Volume van de ruimte en naklank | Lengte × breedte × hoogte, plus een klaptest | Of je eerst akoestiek moet regelen en daarna pas hardware |
| Raampartij en lichtinval | Foto om 10:00 en om 15:00 | Camerapositie, en of er zonwering bij moet |
| Netwerk en stroom bij het scherm | Kijken achter het scherm en in de tafel | Of er een e-installateur bij moet, en wanneer |
| Accounts en licenties | Eén gesprek met IT | Of de ruimte op opleveringsdag ook echt boekbaar is |
De laatste regel haal je bij IT op
Dat is de enige regel die je niet zelf kunt meten, en wel de regel waar projecten op stranden. Niet op techniek, maar op de overdracht: facilitair koopt de ruimte, IT moet hem laten werken, en die twee praten vaak pas als de apparatuur al besteld is. Drie vragen, die je alleen op papier hoeft te hebben voordat je verstuurt.
Krijgt elke ruimte een eigen resource-account, en wie maakt dat aan? Een Microsoft Teams Room heeft er een nodig om geboekt te kunnen worden. Zonder dat account hangt er op opleveringsdag werkende apparatuur in een ruimte die niemand kan reserveren.
Welke licentie hangt eraan? Teams Rooms Basic is gratis tot 25 licenties per tenant, maar dubbel scherm, de intelligente camerafuncties en het beheerportaal zitten in Pro. Kies je een apparaat vanwege een functie die in Pro zit, dan is dat een budgetregel bij IT. Prettiger om nu te weten dan in week drie.
Levert de switch PoE op de plek waar het paneel komt? De videobar heeft meestal een eigen voeding, maar het touchpaneel op tafel hangt aan het netwerk. Een Neat Pad vraagt 802.3af, class 0, mode A. Levert de switch dat niet, dan heb je een e-installateur nodig, en die plan je liever vooraf in.
Wat na oplevering pas gaat tellen
De eerste maand werkt alles. Daar zit het verschil niet.
Het verschil zit in maand veertien, als ruimte 3 een firmware-update mist en niemand dat merkt tot er een klant zit. Of als iemand vraagt hoe vaak die ruimtes nou eigenlijk gebruikt worden, en het antwoord een gevoel is in plaats van een getal. Dat tweede is jouw belang: gebruiksdata is het enige waarmee je volgend jaar hard maakt dat er een ruimte bij moet.
Zet dus twee regels in je uitvraag: wie ziet het als een ruimte offline gaat, en waar staat het gebruik in? Dat is een beheerlaag, en die is bijna nooit gratis. Bij Neat heet dat portaal Pulse: remote configuratie en automatische updates zitten in de gratis variant, geplande updates, alerts en support met SLA in de betaalde. Microsoft levert vergelijkbare data via het Pro Management Portal, dus via de Pro-licentie. Staat die regel niet in de offerte, dan staat hij volgend jaar op een aparte factuur.
Meet eerst, kies daarna
Wat ik die facilitair manager heb geadviseerd, was niet om een ander apparaat te kiezen. Het was om één ruimte uit de aanvraag te halen, omdat daar met glas aan twee kanten en een harde vloer geen enkele bar goed zou klinken. Het zijn er vier geworden in plaats van zes, met een groter scherm dan gepland en akoestiek in de vijfde. Dezelfde begroting, en geen ruimte die mensen vermijden.
Een offerte is zo goed als de informatie die eronder ligt. Een half uur meten per ruimte is de goedkoopste engineering in het hele traject.
Zelf horen wat vijf meter verschil doet
In ons Experience Center in Rijssen staan ruimtes van verschillende diepte naast elkaar, met apparatuur voor vijf en voor tien meter. Je hoort in een half uur wat je aan het meten bent. Boek een Experience Tour.
Maarten Pieper, Senior Account Manager bij UNGAP Technologies
