Zoom Room vs Microsoft Teams Room in 2027. Alles wat je moet weten.

Kort antwoord: in 2027 kies je niet meer tussen Teams Rooms en Zoom Rooms op basis van beeld, geluid of het aantal schermen. Je kiest het platform dat hoort bij de plek waar je agenda staat. Draait je organisatie op Microsoft 365, dan wordt het Teams Rooms. Draait ze op Google Workspace, dan wordt het Google Meet. Zoom Rooms blijft vooral over bij organisaties waar een hoofdkantoor die keuze ooit voor ze heeft gemaakt.

Wat ik in de praktijk zie: de vraag "wat is beter?" krijg ik bijna niet meer. En als hij komt, stel ik er één vraag tegenover: waar beheer je je agenda?

Ik ben Pascal van Zijl, Modern Workplace Specialist bij UNGAP. Ik richt elke week vergaderruimtes in en beheer ze daarna. Een paar jaar geleden schreven wij nog uitgebreide vergelijkingen: hoeveel schermen, hoeveel camera's, wie het strakste beeld had. Die verschillen bestaan deels nog. Alleen bepalen ze de keuze niet meer.

In dit artikel lees je waarom je agenda beslist, wat er sinds corona met Zoom is gebeurd, hoe Microsoft en Google zich in Nederland tot elkaar verhouden, wat de licenties kosten, hoe je samen vergadert over platformen heen en wat een overstap in de praktijk betekent.

Waarom bepaalt je agenda de keuze tussen Teams Rooms en Zoom Rooms?

Een vergaderruimte is een verlengstuk van de agenda waarin mensen hun afspraken plannen. Staat die agenda in Microsoft, dan wil je dat de ruimte ook Microsoft spreekt.

Plan ik in Outlook een afspraak, dan staat er gewoon een vinkje: Teams-vergadering. Eén klik. Ruimte erbij, uitnodiging eruit, klaar. Zo hoort het te voelen voor iedereen in je organisatie.

Kies je in een Microsoft-omgeving toch voor Zoom Rooms, dan moet iedereen eerst een add-in in Outlook installeren om een Zoom-link te krijgen. Dat werkt. Maar het is een extra handeling, en elke extra handeling moet je uitleggen aan honderden collega's.

Zoom koppelt prima met zowel Microsoft als Google. Je werkt dan alleen altijd met twee platformen: twee beheeromgevingen, twee keer instellen, twee plekken waar iets mis kan gaan. Blijft alles binnen één ecosysteem, dan heb je die laag niet.

Er zit nog een praktisch voordeel aan. Bij veel organisaties zijn de vergaderruimtes al als resource boekbaar in Microsoft of Google, zonder dat er één camera hangt. Daar hoef je alleen een roomlicentie aan te koppelen en de juiste apparatuur op te hangen. Dan is het een Teams Room of een Google Meet Room.

Wat is er met Zoom Rooms gebeurd sinds corona?

Zoom won tijdens corona op kwaliteit, maar nooit op integratie. In de jaren daarna bleek integratie belangrijker.

Ik zeg het eerlijk: ik was zelf echt Zoom-minded. Het beeld was strak, het geluid was goed en de interface werkte fijn. Wilde je zeker weten dat een videogesprek gewoon werkte, dan pakte je Zoom. Bij UNGAP verkochten we het ook graag.

Alleen de koppeling met Outlook of Google Agenda was voor eindgebruikers altijd een gedoe. En Microsoft stond ondertussen niet stil. Teams begon als intern communicatiemiddel voor teams. Het is uitgegroeid tot een volwaardig platform voor vergaderen met externen, en het kwaliteitsverschil is grotendeels weg.

Het resultaat zien wij elk jaar terug. Klanten die tijdens corona voor Zoom kozen, stappen over naar Teams en soms naar Google. Wij helpen ze daarbij. Wijzigingen in de Zoom-licenties hebben die beweging de afgelopen tijd versneld. Ook buiten ons klantenbestand zie je het: de Vrije Universiteit Amsterdam stopte per 1 mei 2026 met Zoom, omdat het naast Microsoft dubbele kosten voor licentie en beheer opleverde (VU, 2026).

Wie blijft er op Zoom? Vooral grote internationale organisaties. Daar is ooit in de Verenigde Staten of Azië besloten om met Zoom te werken, en dat wordt door de hele organisatie uitgerold. Dat verandert pas als er op hoofdkantoorniveau een nieuw strategisch besluit valt. Tot die tijd is Zoom Rooms voor die organisaties gewoon de juiste keuze.

Hoe verhouden Microsoft Teams en Google Meet zich in Nederland?

Het Nederlandse bedrijfsleven draait overwegend op Microsoft. Google is een stevige tweede, vooral bij jonge bedrijven.

Bij onze zakelijke klanten zie ik dat ongeveer negen op de tien op Teams vergaderen. Teams zit al in hun Microsoft 365-pakket. Een Teams Room is voor hen één extra licentie per ruimte.

Toch zit er een verschuiving in, en die loopt langs een generatiegrens. IT'ers die al twintig jaar met Microsoft werken, kiezen voor Microsoft. Bedrijven die in de afgelopen tien jaar zijn gestart, zoals jonge fintech- en platformbedrijven, zitten vaak volledig op Google. Ook flinke organisaties draaien inmiddels helemaal op Google Workspace en willen dan gewoon een goede Google Meet Room.

Waarom stappen Microsoft-organisaties dan niet over? Omdat het er volledig in verweven zit. Microsoft is in de loop der jaren laag op laag gegroeid: van servers in de eigen kast naar Exchange Online, en daarna Entra ID en Intune. Al die lagen moeten met elkaar praten. Voor een IT'er is dat soms extreem complex om te doorgronden of aan te passen.

Google is vanaf het begin volledig in de cloud gebouwd: één platform voor mail, agenda, documenten en vergaderen. Dat beheert eenvoudiger. Maar al je documentatie en alles wat eraan vastzit, migreer je niet even. Zit je in Microsoft, dan blijf je daar meestal. En dat is prima.

Wat kost een Teams Room en wat kost een Zoom Room?

Teams Rooms Pro kost ongeveer 40 dollar per ruimte per maand bij een jaarcontract. Zoom Rooms kost 49 dollar per maand of 499 dollar per jaar per ruimte. Het echte verschil zit in wat je voor dat bedrag krijgt.

Microsoft: Basic of Pro

Microsoft heeft twee roomlicenties. Teams Rooms Basic is gratis, met een maximum van 25 licenties per Microsoft-tenant. Dat maximum geldt per tenant, niet per gebouw. Voegen twee organisaties hun omgeving samen na een fusie, dan tellen hun ruimtes bij elkaar op. Pro kost ongeveer 40 dollar per ruimte per maand bij jaarlijkse betaling (Microsoft-lijstprijs, oktober 2026).

Basic is bewust smal. Bijna alles waarvoor je een ruimte tegenwoordig inricht, zit in Pro: de AI-camera die de spreker in beeld brengt, AI-ruisonderdrukking, meerdere camera's, dubbel scherm, Front Row en het beheerportaal met storingsmeldingen en gebruiksdata. Een roomplanningpaneel naast de deur valt bovendien niet onder Basic.

Waar het in de praktijk misgaat, is niet de prijs maar de timing. Er wordt hardware gekocht op basis van "we hebben al Microsoft, dat zit erbij". Bij de inrichting blijkt dan dat de helft van de functies waarvoor dat apparaat gekozen is, een Pro-licentie vraagt. Geen ramp, wel een lastig gesprek als het budget al rond is.

Zoom: één licentie, alles erin

Zoom houdt het simpel: één licentie per ruimte, en daar zit vrijwel het hele pakket in. Tot drie schermen, wireless sharing, digital signage en Intelligent Director zonder aparte add-on. Voor een organisatie die vooral wil weten wat een ruimte per jaar kost, rekent dat prettig.

Alle bedragen zijn Amerikaanse lijstprijzen. Je werkelijke tarief in euro's hangt af van je contract.

De verschillen op een rij

Kan een Teams Room meedoen in een Zoom-vergadering?

Ja. Via Direct Guest Join doet een Teams Room mee in vergaderingen van Zoom, Google Meet en Webex. Je blijft gewoon op je eigen platform.

In de praktijk werkt dat zo. Een externe partij stuurt mij een Zoom-uitnodiging. Ik stuur die door naar de vergaderruimte. Op het scherm verschijnt gewoon een knop om de Zoom-vergadering te starten. Niemand hoeft iets te installeren.

Er zitten wel grenzen aan. De beheerder moet Direct Guest Join per platform aanzetten, en de postbus van de ruimte moet externe uitnodigingen doorlaten. De verbinding loopt via de browsertechniek WebRTC. Dat betekent maximaal 720p, één scherm en geen content delen vanuit de ruimte.

Voor een incidenteel klantgesprek is dat prima. Zit je een groot deel van de week in andermans vergaderingen, dan weegt het zwaarder. Dat is een van de weinige situaties waarin ik met een klant serieus doorpraat over het platform.

Hoe ingrijpend is overstappen van Zoom Rooms naar Teams Rooms?

Minder ingrijpend dan de meeste organisaties denken, zolang de hardware voor beide platformen gecertificeerd is.

Dat heeft een simpele reden. Zoom was en is geen platform waar je je hele kantoor op draait, met mail en agenda. Het zat er altijd bovenop. Al onze Zoom-klanten hebben hun ruimtes gekoppeld aan hun eigen Microsoft- of Google-account. De ruimtes bestaan dus al in hun agenda.

Een overstap betekent voor ons: een fabrieksreset van het apparaat, inloggen met het Teams-account van de ruimte en de licentie toewijzen. Reken op ongeveer een middag werk per ruimte. Dat is wezenlijk iets anders dan een nieuwe inkooporder van tienduizenden euro's.

Collega Maarten Pieper adviseerde eerder een organisatie die uit twee bedrijven was samengegroeid: de ene vestiging vergaderde op Teams, de andere op Zoom. Ze kozen dezelfde gecertificeerde hardware voor beide gebouwen, hier ingericht als Teams Room, daar als Zoom Room. Trekken ze later alles naar één platform, dan blijft de hardware hangen waar hij hangt.

Waarom kies je de hardware pas na het platform?

Omdat hardware het platform volgt, niet andersom. Je kiest niet voor Google omdat je Google Meet zo prettig vindt. Je kiest Google Meet omdat je bedrijf op Google draait.

Daarom zeggen wij bij UNGAP nooit tegen een klant: je moet naar Microsoft, of je moet naar Google. Onze vraag is altijd dezelfde: waar werk je mee? Daar sluiten wij op aan. Pas daarna kiezen we de camera, de microfoons en het scherm die bij die ruimte passen.

Kies daarbij apparatuur die op meerdere platformen gecertificeerd is. Een platformkeuze is een IT-beslissing en verandert vaker dan je denkt: na een fusie, een nieuw contract of een nieuwe IT-manager. Een vergaderruimte gaat tien jaar mee. Het zou zonde zijn als de kortste beslissing je langste investering bepaalt.

Dezelfde logica geldt voor AI. Copilot in Microsoft, AI Companion in Zoom en Gemini in Google worden steeds belangrijker in en rond vergaderingen: samenvattingen, actiepunten, transcripties. Die werken het best als de ruimte en de mensen die erin vergaderen op hetzelfde platform zitten. Nog een reden om je ruimte te laten volgen waar je organisatie al werkt.

En vergeet het beheer na oplevering niet. De eerste maand werkt alles. Het verschil zie je in maand veertien, als een update mist of een microfoon al weken een blinde hoek heeft. Microsoft levert dat inzicht via het Pro-beheerportaal, Zoom via het eigen apparaatbeheer en fabrikanten zoals Neat via een eigen portaal. Wij monitoren daarbovenop met Space Pulse, zodat wij het eerder zien dan jij.

Veelgestelde vragen

Is Zoom Rooms in 2027 nog een goede keuze?

Ja, als je organisatie internationaal op Zoom is gestandaardiseerd of als je het grootste deel van je vergaderingen met externe partijen op Zoom voert. Zoom Rooms is technisch sterk en de licentie is overzichtelijk. Voor een organisatie die verder volledig in Microsoft 365 werkt, is het wel een extra platform om te beheren.

Heb ik een Teams Rooms Pro-licentie nodig?

Voor een kleine ruimte met één scherm en een simpele videobar kan Basic volstaan. Wil je de AI-camera, dubbel scherm, Front Row, een roomplanningpaneel of beheer op afstand, dan heb je Pro nodig. Vanaf de 26e ruimte in je tenant is Pro sowieso nodig.

Kan een Teams Room een Google-agenda gebruiken?

Nee. Een Teams Room werkt met een resourceaccount in Exchange. Staat je agenda in Google Workspace, dan is een Google Meet Room de logische keuze. Meedoen in een Google Meet-vergadering kan een Teams Room wel, via Direct Guest Join.

Werkt mijn bestaande Zoom Rooms-hardware ook als Teams Room?

Dat hangt af van de certificering. Apparatuur van onder meer Neat is gecertificeerd voor zowel Teams Rooms als Zoom Rooms en kan na een fabrieksreset opnieuw worden ingericht. Wij leveren Neat. Oudere of Zoom-specifieke apparatuur moet je per model controleren.

Hoe lang duurt een overstap van Zoom Rooms naar Teams Rooms?

Met gecertificeerde hardware ongeveer een middag per ruimte: resetten, opnieuw inrichten met het juiste account en de licentie toewijzen. De voorbereiding, zoals resourceaccounts en licenties, regel je vooraf centraal.

Kan ik Teams, Zoom en Google Meet in één ruimte combineren?

Ja, maar altijd vanuit één hoofdplatform. Een Teams Room doet mee in Zoom- en Meet-vergaderingen, een Zoom Room in vergaderingen van derden. De ervaring in het andere platform is beperkter dan in je eigen platform.

Moet ik als Microsoft-organisatie overstappen naar Google?

Nee. Een migratie van mail, agenda, documenten en beheer is een groot IT-traject en levert voor je vergaderruimtes niets op. Kies de ruimte die past bij waar je organisatie al werkt.

Samenvatting

De keuze tussen Teams Rooms en Zoom Rooms is in 2027 geen technische vergelijking meer. Je agenda bepaalt het platform: Microsoft 365 leidt naar Teams Rooms, Google Workspace naar Google Meet, en Zoom Rooms blijft de keuze voor organisaties die centraal op Zoom zijn gestandaardiseerd. Zoom won ooit op kwaliteit, maar Microsoft heeft dat gat gedicht en integratie is doorslaggevend geworden. Let bij Teams Rooms vooral op het verschil tussen Basic en Pro, en regel die licentie vóórdat je hardware koopt. Vergaderen over platformen heen kan, met beperkingen. Kies hardware die op meerdere platformen gecertificeerd is, zodat een volgende platformwissel een middag werk is in plaats van een nieuwe investering.

Zelf zien hoe het werkt?

In ons Experience Center in Rijssen staat dezelfde apparatuur ingericht als Teams Room en als Zoom Room. Je ziet in een half uur wat het verschil in de praktijk is, wat een Pro-licentie je oplevert en wat een platformwissel later betekent. Boek een Experience Tour en neem je eigen vraag mee.

Pascal van Zijl, Modern Workplace Specialist bij UNGAP Technologies