Het is een uitdaging om ervoor te zorgen dat hybride vergaderingen zowel prettig als efficiënt verlopen. Hybride vergaderingen, waarbij een deel van de deelnemers fysiek aanwezig is en een deel online deelneemt, zijn een vanzelfsprekendheid geworden in onze dagelijkse werkprocessen. Deze vorm van vergaderen biedt een tal van kansen maar brengt ook uitdagingen met zich mee. In dit blogbericht delen we onze inzichten en bieden we 3 waardevolle tips om van jullie hybride vergaderingen een succes te maken.
Wat is de meerwaarde van hybride vergaderen?
Voordat we de tips delen, legen we kort de meerwaarde van hybride vergaderen uit. Hybride vergaderen biedt een uitstekende oplossing voor organisaties waar medewerkers vanuit verschillende locaties werken. Het stelt teams in staat om verbonden te blijven en vergaderingen mogelijk te maken, ongeacht waar deelnemers zich bevinden.
De meerwaarde van hybride vergaderen ligt dus in het mogelijk maken van samenwerking tussen fysiek aanwezige en externe deelnemers, wat de flexibiliteit en inclusiviteit vergroot. Daarnaast bied deze hybride vorm van werken organisaties de kans om talenten en expertise wereldwijd te benutten, terwijl kosten en reistijd worden verminderd. Bovendien kan hybride vergaderen de productiviteit verhogen door vergaderingen efficiënter te maken.
De uitdagingen van hybride vergaderen
Veel bedrijven kiezen er voor om hybride vergaderen te faciliteren. Goed om te benoemen is dat prettig en efficiënt vergaderen vraag om een structurele verandering van bestaande werkprocessen, vergadergewoontes en vergaderruimtes. Zo’n verandering brengt uiteraard uitdagingen met zich mee.
Denk bijvoorbeeld aan het handhaven van betrokkenheid en het vermijden van virtuele 'uitval'. De verwarring en inefficiëntie die kan ontstaan als niet iedereen goed gehoord en gezien wordt. Daarnaast vraagt hybride vergaderen om een investeringen in technologieën, om bestaande vergaderruimtes aan te passen naar vergaderruimtes die geschikt zijn voor hybride vergaderingen. Om van jullie hybride vergaderingen een succes te maken delen we onze inzichten en bieden we 3 tips.
Tip 1: Het managen van twee groepen
Hybride vergaderen betekent dat je met twee groepen te maken hebt: deelnemers online en deelnemers in de vergaderruimte. Het is essentieel om aandacht te besteden aan beide groepen. Deelnemers die online deelnemen, hebben mogelijk moeite met het volgen van reacties en onderonsjes in de fysieke vergaderruimte. Evenzo lopen deelnemers in de zaal het risico dat ze niet goed zichtbaar of hoorbaar zijn voor online deelnemers. Een competente gespreksleider die aandacht heeft voor alle deelnemers is van onschatbare waarde.
Tip 2: Investeer in kwalitatieve technologie
Een succesvolle hybride vergadering staat of valt bij de juiste inzet van technologie. Zo'n ruimte op kantoor is speciaal ontworpen voor zowel fysieke als online meetings. De technische behoeften van deze ruimte verschillen aanzienlijk van een standaard vergaderruimte, die hoofdzakelijk geschikt is voor het delen van presentatie.
Een ruimte hybride vergaderruimte moet bijvoorbeeld beschikken over videoconferentie software en hardware om online meetings te kunnen faciliteren. Zorg er ook voor dat deelnemers in de vergaderruimte goed zichtbaar en verstaanbaar zijn voor de externe deelnemers. Test de microfoon en camera van de vergaderruimte grondig. Investeer in hoogwaardige apparatuur. Denk vooraf goed na over de indeling van de ruimte en de akoestiek om onnodige problemen te voorkomen.
Tip 3: Duidelijke etiquette en samenwerkingsafspraken
Een essentieel aspect van hybride vergaderen is het vaststellen van duidelijke gedragsregels. Zorg ervoor dat iedereen begrijpt wat er van hen wordt verwacht en hoe ze kunnen bijdragen aan een productieve vergadering.
Denk aan zaken als; geen onderonsjes in de vergaderruimte, vragen stellen via de chat en het opsteken van een virtueel handje als iemand iets wil zeggen. Duidelijke afspraken zorgen ervoor dat iedereen betrokken blijft en bijdraagt aan een soepele vergadering.
