Samenwerking voor sterke gemeenten, efficiënt hybride werken en vergaderen

Omdat de organisatie voor twee gemeenten werkt en meerdere werklocaties heeft, blijft het belangrijk het contact goed te faciliteren en met elkaar in verbinding te blijven. Videobellen was bij Noaberkracht al geruime tijd mogelijk, al maakte lang niet elke collega er gebruik van. De coronapandemie zorgde er natuurlijk voor dat er opeens ontzettend veel gebruik van werd gemaakt. Ook werden de digitale faciliteiten om op afstand samen te werken in korte tijd verder geprofessionaliseerd, onder andere met de introductie van Microsoft Teams.

Na corona ontstond er een nieuwe behoefte, namelijk hybride vergaderen vanuit de vergaderruimtes. Medewerkers thuis of vanuit een andere locatie moesten eenvoudig betrokken kunnen worden bij fysieke vergaderingen op het gemeentehuis. Dit om efficiënter te werken en reisbewegingen te beperken. Noaberkracht zocht naar een betrouwbare en gebruiksvriendelijke oplossing om dit mogelijk te maken. In hun zoektocht kwamen ze terecht bij Ungap. “Er was direct een goede klik”, vertelt Peter Kamp, ICT Adviseur bij Noaberkracht. “Vanaf het eerste contact gaf Ungap duidelijke uitleg, advies en dacht mee in het gehele proces.”

Voor Noaberkracht zijn privacy & security, gebruiksgemak en betrouwbaarheid van groot belang. Vandaar dat er is gekozen om in de bestaande vergaderruimtes een standalone Microsoft Teams Rooms oplossing te implementeren. Met deze oplossing kunnen medewerkers eenvoudig deelnemen aan vergaderingen, zowel vanuit huis als vanuit een andere locatie. “Hierdoor zijn vergaderingen met grote groepen eenvoudiger te realiseren”, vervolgt Peter. “Met de optie om digitaal mee te vergaderen, is een overlegmoment in de agenda vaak sneller gevonden. Verder heeft het als voordeel dat er minder vaak een grote vergaderruimte nodig is, omdat een deel van de groep digitaal aanhaakt. Ook thuiswerken wordt hierdoor nog efficiënter, omdat je kan meedoen met elke vergadering die plaatsvindt op het gemeentehuis.”

“Hybride werken is voor onze organisatie een belangrijke manier om efficiënt en flexibel met elkaar verbonden te blijven en plaatsonafhankelijk  te werken. We zijn tevreden over de samenwerking met Ungap en de gebruiksvriendelijkheid van de faciliteiten. In de toekomst willen we Microsoft Teams nog meer gaan inzetten om de voordelen van flexibel en plaatsonafhankelijk werken te optimaliseren” aldus Peter.

Dit sluit naadloos aan bij het streven van Noaberkracht om een wendbare en toekomstbestendige organisatie te blijven. Op die manier kunnen we maximaal werken aan een fijne leefomgeving voor de inwoners van Dinkelland en Tubbergen”, sluit Mindy het interview af.