Hybride werken is sinds de coronacrisis niet meer weg te denken. Veel mensen omarmen deze nieuwe manier van werken, waarbij je zowel thuis als op kantoor of elders werkzaam kunnen zijn. Maar laten we het even hebben over hybride vergaderen, een essentieel onderdeel van deze werkvorm. Wat is inclusief hybride vergaderen en waarom verdient dit meer aandacht?
Wat is inclusief hybride vergaderen?
Stel je dit voor: je werkt gedeeltelijk op kantoor en gedeeltelijk thuis, en je wilt deelnemen aan een belangrijke vergadering. Maar wat als je “beperkt” bent tot een virtuele deelname aan de vergadering?
Inclusief hybride vergaderen is de aanpak om vergaderingen toegankelijk en betrokken te maken voor iedereen, ongeacht hun locatie. Het streeft naar een omgeving waarin elke deelnemer, of ze nu fysiek aanwezig zijn in de vergaderruimte of online deelnemen, op gelijke voet staat. Dit betekent dat iedereen de kans krijgt om deel te nemen, zijn of haar stem te laten horen en zich volledig betrokken te voelen, ongeacht de fysieke afstand.
3 redenen waarom inclusief hybride werken aandacht verdient
1 . Gelijkwaardigheid voor iedereen
Bij hybride vergaderen kan de fysieke afstand ervoor zorgen dat deelnemers op afstand zich buitengesloten voelen. Er ontstaat een onzichtbare kloof tussen degenen in de vergaderruimte en degenen online. Inclusief hybride vergaderen streeft naar gelijkwaardigheid. Het zorgt ervoor dat niemand onzichtbaar is en dat iedereen actief kan deelnemen.
2. Toegankelijkheid voor iedereen
Inclusieve hybride vergaderingen betekent ervoor zorgen dat digitale hulpmiddelen, presentaties en gesprekken toegankelijk zijn voor iedereen, wat de betrokkenheid vergroot en de deelname van alle deelnemers bevordert. Vergaderen zonder (technische) beperkingen, iedereen is goed te horen en te zien.
3. Efficiëntie en productiviteit
Hybride werken wordt gewaardeerd vanwege de tijds- en energiebesparingen die het met zich meebrengt. Maar als sommige deelnemers zich buitengesloten voelen, kan de efficiëntie afnemen. Inclusieve hybride vergaderingen zorgen voor een vlotte communicatie, waardoor je team effectief kan samenwerken, ongeacht waar ze zich bevinden.
Tips voor inclusieve hybride vergaderingen
- Voorbereiding is essentieel: Voor de vergadering kun je presentaties en documenten naar de deelnemers sturen, zodat iedereen zich kan voorbereiden en documenten kan raadplegen.
- Communicatie vooraf: Vraag deelnemers vooraf of ze specifieke behoeften hebben voor de vergadering, zodat je hiermee rekening kunt houden.
- Beschikking tot een Smart Space: Faciliteer een hybride vergaderruimte. Een Space op kantoor speciaal ingericht om zowel fysieke als online vergaderingen soepel te laten verlopen.
- Digitale hulpmiddelen: Zorg er voor dat thuiswerkers toegang hebben tot digitale hulpmiddelen. Denk er bijvoorbeeld over na om naast een bedrijfslaptop ook een speakerphone en een goede camera te faciliteren.
- Betrokkenheid aanmoedigen: Start een vergadering met een voorstelronde en moedig alle deelnemers aan om actief deel te nemen, zowel de mensen in de ruimte als de deelnemers die inbellen.
- Scherm delen en duidelijke uitleg: Als je een presentatie geeft, deel dan je scherm en geef duidelijke uitleg.
- Chatgebruik afstemmen: Spreek af waar de (vergader)chat voor wordt gebruikt. Wordt het gebruikt voor vragen, opmerkingen, of beide? Zorg voor duidelijke communicatie.
- Digitale 'hand opsteken': Gebruik functies zoals de 'hand opsteken' om te voorkomen dat mensen door elkaar praten. Zo kan iedereen georganiseerd deelnemen.
- Samenvattingen en follow-up: Zorg na elk agendapunt voor een korte samenvatting in de chat en stuur belangrijke punten naar de deelnemers na de vergadering.
.webp)
.webp)
