Teams Rooms of Zoom Rooms: wat past bij jouw organisatie?

Twee gebouwen, twee platformen, één inkoopbeslissing

Niet zo lang geleden zat ik bij een organisatie die uit twee bedrijven is samengegroeid. Nette bedrijven, allebei. Alleen: de één vergaderde op Teams, de ander op Zoom. En nu moesten er in beide gebouwen vergaderruimtes worden ingericht.

De vraag die op tafel kwam, was voorspelbaar: "Wat is nou beter, Teams Rooms of Zoom Rooms?"

Ik snap de vraag. Maar het is niet de vraag die ze moesten oplossen.

Het platform kies je meestal niet zelf

Bij vrijwel elke klant waar ik kom, is het platform allang gekozen. Niet door de facilitair manager en niet door de AV-partij, maar door de keuze voor Microsoft 365 of Google Workspace jaren eerder, door een IT-partner, of gewoon door de afdeling die het hardst riep tijdens corona.

Dat is geen kritiek. Het is alleen belangrijk om te weten waar je staat op het moment dat je een reeks ruimtes gaat inrichten. Zit je hele organisatie in Microsoft 365, staan agenda's in Exchange, gebruiken mensen Copilot en loopt je telefonie via Teams? Dan is Microsoft Teams Rooms de logische route. Vergader je vooral met partijen buiten je eigen organisatie, of komt je platformkeuze uit een wereld die niet Microsoft-first is? Dan is Zoom Rooms geen tweede keus, maar een prima startpunt.

Het interessante zit in wat daarna komt. De verschillen die je uiteindelijk voelt, zitten niet in de vergadering zelf, maar in de licentie, het beheer en wat er gebeurt als iemand van buiten meedoet.

Bij Teams Rooms komt het licentiegesprek later

Microsoft heeft twee licenties voor vergaderruimtes: Teams Rooms Basic en Teams Rooms Pro. Basic is gratis, voor maximaal 25 licenties. Dat klinkt aantrekkelijk, en voor een klein kantoor met vier eenvoudige ruimtes kan het ook precies genoeg zijn.

Alleen zit vrijwel alles waarvoor je een vergaderruimte tegenwoordig inricht, in Pro:

• Intelligente camera en audio: speaker identification, multi-camera, panoramisch zaaloverzicht, AI-ruisonderdrukking, people counting.
• Front Row, dubbel scherm, large gallery, meeting chat in de ruimte.
• Het Pro Management Portal, met apparaathistorie, gebruiksdata en health alerts.
• Intune, Entra Conditional Access en Defender for Endpoint.

En, minder bekend maar belangrijk: een Basic-licentie dekt één Teams Rooms-systeem per ruimte. Hang je er een tweede systeem bij op hetzelfde resource-account, dan zit je in Pro. Een tweede scherm of een extra camera zoals een Neat Center hoeft geen tweede systeem te zijn, maar dubbel scherm en multi-camera zijn op zichzelf al Pro-functies. Een touchpaneel als controller telt niet mee en heeft geen eigen licentie nodig.

En let op als er tenants worden samengevoegd, na een fusie of een overname: die 25 gratis Basic-licenties gelden per Microsoft-tenant, niet per gebouw en niet per vestiging. Wat je samenvoegt, telt bij elkaar op.

Reken voor Pro op ongeveer 40 dollar per ruimte per maand bij jaarlijkse betaling. Dat is de Amerikaanse lijstprijs, dus vraag ons naar je eigen tarief in euro's.

Waar het in de praktijk misgaat, is niet de prijs. Het is de timing. Hardware wordt gekocht op basis van "we hebben al Microsoft, dat zit erbij", en pas bij de inrichting blijkt dat de helft van de functies waarvoor dat apparaat gekozen is, een licentie vereist die nog niet is aangevraagd. Geen ramp, maar een lastig gesprek als het budget al rond is.

Bij Zoom Rooms weet je vooraf waar je aan toe bent

Zoom doet het simpeler: één licentie per ruimte, met een lijstprijs van 49 dollar per maand of 499 dollar per jaar, en daar zit het pakket in. Tot drie schermen, tot tien controllers, wireless sharing, digital signage, kiosk mode, en Intelligent Director en Smart Gallery zonder aparte add-on.

Voor een organisatie die vooral wil weten wat een ruimte per jaar kost, is dat prettig rekenen. Geen versiediscussie, geen functie die net buiten je licentie valt.

Zoom staat daarnaast wat losser van je eigen kantoorautomatisering: een nadeel als je diep in Microsoft 365 zit, een voordeel zodra je veel met de buitenwereld vergadert. Teams Rooms kan ook meedoen in een Zoom-, Webex- of Meet-vergadering, via Direct Guest Join. Dat moet je als beheerder per platform aanzetten, je Exchange-postbus moet externe uitnodigingen doorlaten, en de ervaring is niet gelijk aan een eigen vergadering: het loopt via WebRTC, dus maximaal 720p, op één scherm, en content delen vanuit de ruimte kan niet. Voor een incidentele klantcall is dat prima. Voor wie de halve week in andermans vergaderingen zit, weegt het zwaarder.

De vergelijking in vijf regels

Zit je organisatie op Google Workspace? Dan is Google Meet Rooms het derde spoor, en de logica van dit artikel geldt daar één op één. Daar komt binnenkort een aparte blog over.

Wat na oplevering pas gaat tellen

De eerste maand werkt alles. Daar zit het verschil niet.

Het verschil zit in maand veertien, als de vierde verdieping een firmware-update mist, als een microfoon al zes weken een blinde hoek heeft en niemand dat meldt, en als er iemand op je afstapt met de vraag hoeveel die ruimtes nou eigenlijk gebruikt worden. Op dat moment is de vraag niet welk platform mooier vergadert, maar of je één plek hebt waar je ziet wat er aan de hand is.

Microsoft levert dat via het Pro Management Portal, dus via de Pro-licentie. Zoom levert het via de eigen apparaatbeheeromgeving, standaard. En er is een derde laag die veel klanten over het hoofd zien: het portaal van de leverancier zelf. Bij Neat is dat Pulse, ongeacht op welk platform het apparaat draait. Remote configuratie, status en automatische updates zitten in de gratis Starter-variant; geplande updates, alerts en support met SLA in Pulse Plus of Pro. Ook dat is dus een licentieregel, en die nemen wij standaard mee in een voorstel. Wij leveren Neat, dus lees het voorbeeld met die wetenschap: het punt geldt voor elke fabrikant met een eigen portaal.

Kies je platform, maar zet je hardware niet vast

Wat ik die organisatie heb geadviseerd, was niet om één platform te kiezen. Dat lukte op dat moment niet: de ene vestiging had lopende Zoom-licenties, de andere zat volledig in Microsoft 365.

Wat ze wél hebben gedaan, is hardware kiezen die op beide platformen gecertificeerd is. Dezelfde apparaten in beide gebouwen, hier ingericht als Teams Room, daar als Zoom Room. Besluiten ze volgend jaar om alles naar Teams te trekken, dan blijft de hardware hangen waar hij hangt. Zo'n wissel is geen knop, het is een factory reset en opnieuw inrichten met nieuwe accounts en licenties. Een middag werk per ruimte. Maar het is wel een middag werk in plaats van een nieuwe inkooporder van tienduizenden euro's.

Dat is de kern van waar ik meestal op uitkom. De platformkeuze is een IT-beslissing die over licenties, agenda's en beheer gaat, en die verandert vaker dan mensen denken: na een fusie, na een heronderhandeling, na een wisseling van CIO. Een vergaderruimte staat er tien jaar. Het zou zonde zijn als de kortste beslissing de langste investering bepaalt.

Dus ja, Teams Rooms of Zoom Rooms is een terechte vraag. Maar de vraag die je erna moet stellen, is of je over twee jaar nog steeds hetzelfde antwoord kunt geven zonder iets te hoeven weggooien.

Beide platformen naast elkaar, op dezelfde hardware

In ons Experience Center in Rijssen staat dezelfde apparatuur ingericht als Teams Room en als Zoom Room. Je ziet in een half uur wat het verschil in de praktijk is, wat een Pro-licentie je oplevert en wat een platformwissel later betekent. Zit je midden in zo'n keuze? Boek een Experience Tour.

Maarten Pieper, Senior Account Manager bij UNGAP Technologies