Nu de wereld uit de pandemie komt, overwegen veel bedrijven hybride werken als een langetermijnoptie voor hun werknemers. Hybride werken is een flexibele werkregeling waarbij medewerkers zowel op afstand als op kantoor kunnen werken. Het biedt het beste van twee werelden: de flexibiliteit en autonomie van werken op afstand, gecombineerd met de samenwerking en sociale interactie van werken op kantoor. Hybride werken biedt kansen voor zowel werkgevers als werknemers.
- Verhoogde productiviteit
Dankzij hybride werken kunnen werknemers werken in een omgeving waarin ze zich prettig voelen en wordt afleiding verminderd. Dit kan leiden tot een hogere productiviteit en een betere balans tussen werk en privéleven. - Kostenbesparingen
Hybride werken verlaagt de kosten van kantoorruimte en stelt bedrijven in staat hun fysieke voetafdruk te verkleinen. Het bespaart ook woon-werkverkeer voor werknemers. - Toegang tot wereldwijd talent
Dankzij hybride vergaderingen kunnen bedrijven in contact komen met werknemers, klanten en partners van over de hele wereld, waardoor ze toegang krijgen tot een bredere pool van talent en expertise. - Betere werknemerstevredenheid
Hybride werken stelt werknemers in staat om te werken in een omgeving waarin ze zich prettig voelen en vermindert stress en kans op een burn-out. Dit kan leiden tot een grotere tevredenheid en moraal van de werknemers, wat kan leiden tot minder personeelsverloop.
Start met hybride werken in 5 stappen
De overgang naar het hybride werken betekent een grote verandering voor je organisatie en je medewerkers. Maar past hybride werken eigenlijk wel bij jouw organisatie? En zo ja, in welke vorm? Is jouw organisatie ready voor hybride werken?
Als u overweegt een hybride werkmodel te implementeren, ga dan voor een hybride werkomgeving die past bij jouw organisatie. Schep een hybride werkomgeving waarin samenwerken als vanzelf gaat. Dit kan al met behulp van de volgende 5 stappen:
- Beleid: creëer helderheid door beleidsvorming
- Cultuur: Betrek medewerkers en pas de organisatiecultuur aan deze nieuwe werkvorm aan.
- Verbinding: hoe zorg je ervoor dat iedereen zich verbonden voelt met de organisatie
- Communicatie: hoe zorg ik voor een naadloze communicatie ongeacht locatie
- Faciliteiten: duurzaam inrichten van de toekomstbestendige (online) hybride werkplek
Stap 1 - Beleid: Visie op het hybride werken
De eerste stap is het creëren van een duidelijk strategie en beleid voor hybride werken. Dit beleid moet de regels en richtlijnen schetsen. Wat wordt er van werknemers verwacht? Hoe mogen zij hun werk zowel op afstand als op kantoor inrichten? In het beleid moeten onderwerpen worden behandelen zoals:
- Het aantal dagen dat een werknemer op afstand kan werken
- De apparatuur en technologie die nodig is om op afstand te werken
- Hoe de productiviteit van werknemers kan worden gevolgd en gemeten.
- Maar denk ook aan afspraken rond om een aangepaste bedrijfshulpverlening (BHV) en het updaten van de RI&E.
Zorg ervoor dat je alle afdelingen van je bedrijf betrekt bij het beleidsvormingsproces, aangezien zij waardevolle input kunnen leveren en inzicht kunnen geven in de behoeften en voorkeuren van hun manier van werken.
Stap 2 – Cultuur: Vertrouwen, communicatie en samenwerking
Om een hybride werkmodel succesvol te implementeren, is het van belang om je medewerkers betrekken. Deze nieuwe manier van werken vraagt om een aanpassing van de organisatiecultuur. Dit betekent het creëren van een cultuur van vertrouwen, communicatie en samenwerking Het vraagt om een organisatie die open en transparant is over de verwachtingen van werken op afstand en werknemers faciliteert in de mogelijkheid om met elkaar in contact te komen, zowel persoonlijk als virtueel.
Stap 3 – Verbinding: Verbonden blijven
Een praatje bij de koffieautomaat met collega’s is thuis niet zo simpel te organiseren. Toch is contact met collega’s essentieel. Verbondenheid tussen jouw organisatie en jouw medewerker én tussen medewerkers onderling is bepalend voor het succes van hybride werken. Verbonden voelen met de organisatie, ongeacht de locatie, kan op vele manieren.
- Je kunt overwegen om regelmatig teambijeenkomsten te organiseren, zowel persoonlijk als virtueel.
- Het stimuleren van werknemers om tools voor videoconferenties te gebruiken om met elkaar in contact te komen
- Het bieden van mogelijkheden voor teambuildingactiviteiten.
- Overweeg om een digitaal platform te creëren waarop werknemers updates kunnen delen, kunnen samenwerken aan projecten en successen kunnen vieren.
Stap 4 – Communicatie: Gelijkwaardig communicatieaanbod
Effectieve communicatie is essentieel voor hybride werken. Om naadloze communicatie te garanderen, ongeacht de locatie, is investeren in betrouwbare technologie en het trainen van werknemers trainen in het gebruik ervan een vereiste. Gebruik een combinatie van communicatiekanalen zoals e-mail, instant messaging, videoconferenties en tools voor projectbeheer. Maak daarnaast afspraken hoe deze communicatiekanalen worden gebruikt.
Moedig werknemers ook aan om proactief met elkaar en hun managers te communiceren. Geef regelmatig feedback over hoe de communicatie kan worden verbeterd. Biedt daarnaast leidinggevenden voldoende handvatten om op individueel en teamniveau te signaleren of medewerkers stress ervaren en hoe zij hierover het gesprek aan kunnen gaan.
